Automatización en el comercio electrónico: la solución para ahorrar tiempo y dinero

En el actual periodo de cambios importantes, los procesos actuales de gestión de negocio a optimizar juegan un papel estratégico en la estructura de cualquier empresa. Es necesario identificar todos aquellos procesos que pueden automatizarse para reducir al máximo la intervención humana.

Las razones son principalmente tres:

• Costes
• Evitar errores
• Tiempo

Cada procedimiento en el que se necesita la “intervención humana” lleva tiempo, y por lo tanto dinero en otros procesos probablemente más rentables. Automatizar los procesos permite la eliminación de algunos gastos innecesarios.

Todos los empleados, sin importar el grado de precisión, terminan cometiendo de forma no intencionada algún error tipográfico, esto significa que la eliminación de todos estos errores de la integración a partir de la automatización, para agilizar así el flujo de operaciones, es una de las mejores soluciones posibles. El tiempo, maximizar el valioso tiempo empleado en hacer determinadas acciones repetitivas, automatizándolas ganaremos tiempo y productividad.

Es fácil comprender que, integrar, es una tarea necesaria para todas aquellas empresas que desean optimizar y eliminar los residuos de su proceso de fabricación para aligerar la duración de este y el esfuerzo invertido en él. La identificación de los procesos automatizables y los no automatizables es una tarea humana que requiere un buen conocimiento de los procesos del negocio, de primeras puede parecer una tarea extensa y compleja pero a la larga resultará muy beneficioso y productivo

Por lo general, cuando el producto no precisa de un valor añadido especial es aconsejable lograr que el proceso que tiene asociado se haga de forma automática por una máquina. Puede parecer que estemos hablando de grandes cadenas de montaje o fábricas de bienes industriales, pero esto es aplicable a una infinidad de negocios,  especialmente al de las tiendas online.

Cualquier proceso que agilice las tareas de respuesta o solución de errores nos ahorrará mucho tiempo, desde los mails auto-respondidos hasta los errores solucionados de forma automática. Todo tiempo y esfuerzo que pueda ahorrarse cuenta. En cuanto a la integración de software de comercio electrónico con las funciones anteriores, las áreas pueden ser las siguientes:

• Listas de clientes
  • Facturación
  • Expedición
• Productos de datos maestros
• Pedidos
• Papeles (pedidos, facturas, etc)

Es importante tener en cuenta que, cualquier tipo de integración tiene su propia historia y su dinámica, ya que, intrínsecamente, las empresas, aunque aparentemente son idénticas, son realmente diferentes a nivel de funcionamiento.

Lista de clientes

Es costumbre que la gestión divida el registro en dos partes principales: datos maestros para la facturación y datos relacionados con la identificación para el envío. Los datos del registro son únicos y no son ambiguos, mientras que la dirección de envío puede cambiar. El mismo cliente puede necesitar recibir las mercancías en varios lugares distintos al de facturación, ya sea en almacenes, tiendas alejadas de las oficinas, etc.

Pero a menudo se puede evitar la integración de la introducción de datos maestros en la cabecera de la orden, también en la dirección de destino. Es responsabilidad de la administración asignar más tarde la dirección de facturación en la dirección de envío.

Productos de datos maestros

No es algo recomendable, ya que los detalles del producto en la dirección no es de la clase de datos adecuados para la venta al cliente final, principalmente por su estética y por la calidad de la información. Si la descripción o el nombre del producto van incluidos en el sistema de gestión para el uso y consumo de los empleados, cuando se trabaja con el cliente final, hay que articular un buen título, la descripción y la información adicional relevante para el cliente.

Nunca debemos olvidar que en las ventas online no se encuentra el empleado frente al cliente para explicar el funcionamiento y las características del producto, por eso debemos poner énfasis en la información del producto, las imágenes deben convencer al cliente y los textos deben aclarar todas las posibles dudas que se tengan, sin estar presentes.

Una de las peculiaridades de las ventas B2B/B2C puede ser el precio de la dinámica del producto. Puede variar  dependiendo de varios factores: en base a la cantidad, a la familia, al grupo de clientes y a muchos otros factores.

Inicialmente, siempre es mejor utilizar las herramientas que proporciona el software del comercio electrónico, pero esto puede no ser suficiente. En este caso es posible actuar directamente sobre las funciones que generan el precio por lo que es completamente dinámico.

En estos casos es posible actuar directamente sobre las funciones que generan el precio por lo que es completamente dinámico. En estos casos extremos es necesario que la gestión y el comercio estén conectados de forma segura y rápida. En las empresas que trabajan B2B también puede haber una necesidad de vender productos exclusivamente.

También en este caso se deben realizar procedimientos dedicados. Sincronizar el inventario, que permite saber en todo momento la situación de la producción. Mantener una continua verificación de disponibilidad es esencial para tener un negocio viable, al igual que el tener un inventario actualizado y funcionando perfectamente, disponer de reposiciones puntuales de proveedores y empresas de fabricación, y poder hacer lanzamientos oportunos de pedidos.

Un cliente no puede ser ignorado por no tener un almacén o una logística eficiente. La empresa que quiera reducir los costes innecesarios debe actualizar las estadísticas de valores y entender que productos se están vendiendo y detener aquellos que no se venden y de los que la empresa precisa deshacerse lo antes posible.

Pedidos

La integración de los pedidos es la base sobre la que todos los comercios electrónicos trabajan, es probablemente el proceso más importante en materia de integración. Una buena integración de las órdenes no sólo le permite retirar al personal de la tarea de relegados a la orden de inserción, y también evita errores tipográficos molestos. Evitar los errores debe ser una de las mayores prioridades.

Papeles

La integración de los documentos de la empresa en el sistema informático es un clásico a la orden del día, casi la totalidad de las empresas ya lo hacen y muchas de ellas tienen un área en su sistema reservada para cada cliente. La necesidad de los clientes y la nuestra es siempre evitar una espera innecesaria. Hacer las facturas, notas y demás documentación es una manera de evitar expectativas telefónicas innecesarias.

Ponerlo todo a disposición de los usuarios en la red a menudo permite informar al almacén del cliente que los productos se van a poner. Tomemos por ejemplo a las pequeñas empresas de poco personal. Enviar una pequeña notificación permite informar al cliente de que las mercancías van a llegar y se van a poner en disposición de la agencia de transporte. Es un buen servicio que permite a la tienda causar una buena impresión.

Conclusiones

Cada negocio activo tiene un costo en términos de tiempo y por lo tanto de dinero. Se debe procurar disminuir estos costes de forma que no afecten a la calidad del producto o servicio ofertado para que el cliente no se vea perjudicado.

La automatización y la optimización de los medios permite eliminar residuos innecesarios en el proceso de fabricación, envío y facturación; esta automatización puede resultar algo incómodo de primeras a nivel de organización y estructura de la empresa en los primeros momentos, pero a medio/largo plazo ofrecerá buenos resultados que te permitirán ahorrar tiempo, y por lo tanto, dinero.